Tidsregistrering handler ganske enkelt om at registrere den tid, man bruger på sit arbejde.
For nogle virksomheder betyder det, at medarbejderne registrerer hvornår arbejdsdagen starter og slutter. For andre handler det om at registrere tid på projekter, opgaver eller kunder.
Formålet er at skabe et overblik over arbejdstiden og sikre, at virksomheden har den nødvendige dokumentation.
I mange år har tidsregistrering primært været noget man forbandt med konsulenter, håndværkere og virksomheder der fakturerer kunder på timebasis. Men i dag er tidsregistrering blevet relevant for langt flere arbejdspladser.
Hvorfor er tidsregistrering vigtigt?
Tidsregistrering giver både medarbejdere og ledelse et bedre indblik i, hvordan arbejdstiden bliver brugt.
Det kan blandt andet hjælpe med at:
- Dokumentere arbejdstid
- Sikre overholdelse af regler og krav
- Få overblik over ressourceforbrug
- Identificere overarbejde
- Forbedre planlægning af projekter og opgaver
Samtidig kan tidsregistrering være med til at skabe større gennemsigtighed omkring arbejdsbelastning i organisationen.
Er tidsregistrering et lovkrav?
Ja, som udgangspunkt skal arbejdsgivere i Danmark have et system, der gør det muligt at registrere medarbejdernes daglige arbejdstid. Reglerne trådte i kraft den 1. juli 2024 og udspringer af EU-Domstolens afgørelse om registrering af arbejdstid.
Formålet er blandt andet at sikre, at reglerne om maksimal arbejdstid og hviletid kan overholdes og dokumenteres.
Det betyder ikke nødvendigvis, at alle virksomheder skal bruge avancerede systemer. Men de skal kunne registrere og dokumentere arbejdstiden på en pålidelig måde.
Læs mere: Er tidsregistrering lovpligtigt? Komplet guide til reglerne i Danmark
Hvordan registrerer man arbejdstid?
Der findes mange måder at registrere arbejdstid på.
Nogle virksomheder bruger stadig regneark eller manuelle registreringer. Andre benytter digitale løsninger, hvor medarbejderen kan starte og stoppe en timer eller registrere arbejdstid direkte fra computer eller mobil.
Den rigtige løsning afhænger af virksomhedens størrelse, behov og arbejdsform.
Hvem skal registrere arbejdstid?
Som udgangspunkt omfatter reglerne lønmodtagere, men der findes undtagelser. Det gælder blandt andet medarbejdere, hvis arbejdstid ikke kan måles eller fastlægges på forhånd, eller hvor medarbejderen selv kan tilrettelægge arbejdstiden på grund af særlige forhold ved jobbet.
Det er arbejdsgiverens ansvar at have et system, der gør det muligt at registrere den relevante arbejdstid.
Hvis du vil vide mere om, hvilke medarbejdere der er omfattet, og hvordan reglerne gælder for forskellige medarbejdergrupper, kan du læse vores guide om funktionærer og tidsregistrering.
Hvad skal registreres ved tidsregistrering?
Virksomhedens system skal gøre det muligt at registrere den enkelte medarbejders daglige arbejdstid. Det betyder ikke nødvendigvis, at medarbejderen skal registrere hvert enkelt minut eller beskrive alle arbejdsopgaver.
For mange virksomheder er en simpel registrering af arbejdstidens begyndelse og afslutning tilstrækkelig, mens andre har behov for at registrere timer på projekter, kunder eller opgaver.
Det er vigtigt at skelne mellem registrering af arbejdstid og registrering af tidsforbrug på projekter. De to ting kan godt kombineres, men de har forskellige formål. Registrering af tid på projekter, kunder eller opgaver kan give virksomheden et bedre overblik over ressourceforbrug og rentabilitet, men der er som udgangspunkt ikke et lovkrav om at registrere denne type tidsforbrug.
Kan man bruge Excel til tidsregistrering?
Ja, nogle virksomheder bruger Excel eller andre regneark til at registrere arbejdstid.
Det kan være en enkel løsning for mindre virksomheder, men det kan også give udfordringer med blandt andet manuel indtastning, fejl, manglende overblik og administration.
Hvis du overvejer at bruge Excel til tidsregistrering, kan du læse vores gennemgang af fordele og ulemper ved tidsregistrering i Excel.
Hvad er elektronisk tidsregistrering?
Elektronisk tidsregistrering betyder, at medarbejdernes arbejdstid registreres digitalt i et system frem for på papir eller i et manuelt regneark.
En elektronisk løsning kan eksempelvis gøre det muligt at:
- Registrere arbejdstid fra computer eller mobil
- Se registreret arbejdstid samlet ét sted
- Registrere tid på projekter eller kunder
- Give ledelsen overblik over arbejdstid
- Generere rapporter
- Samle tidsregistrering med andre medarbejderrelaterede funktioner
Fordelen ved elektronisk tidsregistrering er først og fremmest, at registreringen kan blive en integreret del af arbejdsdagen, samtidig med at virksomheden får et bedre samlet overblik.
Prøv digital tidsregistrering med Hybriteam
Gør det nemt for medarbejderne at registrere deres arbejdstid og få et samlet overblik over virksomhedens tidsregistrering.
Prøv Hybriteam gratis i 14 dage.
Tidsregistrering og ferie
Tidsregistrering og ferie er to forskellige områder, men de hænger ofte sammen i virksomhedens daglige administration.
Hvor tidsregistrering bruges til at registrere medarbejdernes arbejdstid, bruges ferieadministration til at holde styr på optjent og afholdt ferie samt medarbejdernes resterende feriedage.
For virksomheder kan det derfor være en fordel at samle de to områder i samme system. Det giver medarbejdere og ledelse ét samlet sted til at holde styr på arbejdstid, ferie og fravær.
Læs mere om, hvad et ferieregnskab er, og hvordan virksomheder kan administrere ferie.
Tidsregistrering behøver ikke være besværligt
For mange medarbejdere er tidsregistrering noget, der helst skal tage så lidt tid som muligt.
En god løsning skal derfor gøre det nemt at registrere arbejdstid uden at skabe unødvendig administration. Hvis medarbejderne skal udfylde komplicerede regneark eller huske at registrere timer flere steder, øges risikoen for fejl og manglende registreringer.
En digital løsning kan gøre det lettere at registrere arbejdstiden løbende og give både medarbejdere og ledelse et samlet overblik.
Jo enklere registreringen er, desto større er sandsynligheden for, at den bliver en naturlig del af hverdagen.
Leder du efter en enkel løsning til tidsregistrering? Hybriteam kombinerer tidsregistrering med planlægning af arbejdssteder, ferie og teamoverblik i én samlet platform.
Prøv Hybriteam gratis i 14 dage.
Ofte stillede spørgsmål om tidsregistrering
Er tidsregistrering lovpligtigt i Danmark?
Som udgangspunkt ja. Arbejdsgivere skal have et system, der gør det muligt at registrere medarbejdernes daglige arbejdstid. Der findes dog undtagelser for visse medarbejdergrupper.
Skal funktionærer registrere arbejdstid?
Det afhænger af medarbejderens konkrete arbejdsforhold og om vedkommende er omfattet af en undtagelse fra reglerne. Læs mere i vores guide om funktionærer og tidsregistrering.
Kan man bruge Excel til tidsregistrering?
Ja. Excel kan bruges til tidsregistrering, men virksomheder bør være opmærksomme på risikoen for fejl, manuel administration og manglende overblik.
Hvordan foregår elektronisk tidsregistrering?
Elektronisk tidsregistrering foregår typisk gennem et digitalt system, hvor medarbejderen registrerer sin arbejdstid via computer eller mobil.
Hvad er forskellen på tidsregistrering og projektregistrering?
Tidsregistrering handler om at dokumentere medarbejdernes arbejdstid, mens projektregistrering handler om at registrere, hvor meget tid der bruges på bestemte projekter, kunder eller opgaver. De to typer registrering kan kombineres i samme system.