At holde styr på arbejdstid, ferie, fravær og projekter kan hurtigt blive en administrativ opgave, der fylder mere, end den burde.
For små og mellemstore virksomheder handler tidsregistrering sjældent om overvågning. Det handler først og fremmest om at skabe struktur, få et bedre overblik over arbejdstiden og sikre, at virksomheden har styr på de gældende regler.
Når I skal vælge en løsning til tidsregistrering, findes der mange muligheder. I kan bruge et regneark, vælge et simpelt tidsregistreringssystem eller investere i en større platform, der samler tidsregistrering med andre funktioner.
Men hvad har I egentlig brug for?
I denne guide gennemgår vi de vigtigste ting, I bør overveje, når I skal vælge et tidsregistreringssystem til en mindre virksomhed.
Hvorfor har små virksomheder brug for tidsregistrering?
Selvom en virksomhed kun har få medarbejdere, kan der stadig være behov for at registrere arbejdstid og skabe et samlet overblik over medarbejdernes timer.
Der kan være flere grunde til at indføre et digitalt system til tidsregistrering:
Lovgivning og arbejdstid
Arbejdsgivere i Danmark skal som udgangspunkt have et system, der gør det muligt at registrere medarbejdernes daglige arbejdstid. Formålet er blandt andet at kunne dokumentere, at reglerne om maksimal arbejdstid og hviletid bliver overholdt.
Reglerne gælder også for mindre virksomheder. Det betyder dog ikke nødvendigvis, at I skal vælge et stort og komplekst system.
Du kan læse mere om reglerne i vores guide:
Er tidsregistrering lovpligtigt? Komplet guide til reglerne i Danmark
Bedre overblik over arbejdstiden
Når arbejdstiden registreres løbende, bliver det lettere at se, hvor meget medarbejderne arbejder, og om der er perioder med meget høj belastning.
Det kan give ledelsen et bedre grundlag for at planlægge arbejdet og reagere, hvis en medarbejder gentagne gange arbejder mange timer.
Tidsregistrering på projekter
Hvis virksomheden arbejder med kunder eller projekter, kan det være relevant at registrere, hvor meget tid der bruges på de enkelte projekter.
Det kan give et bedre grundlag for at vurdere projektøkonomien og se, om et projekt kræver mere tid end forventet.
Planlægning af ressourcer
Tidsregistrering kan også give et bedre billede af, hvordan virksomhedens kapacitet bliver brugt.
Hvis medarbejderne registrerer tid på forskellige projekter eller aktiviteter, kan virksomheden lettere identificere flaskehalse og se, hvor der er behov for flere eller færre ressourcer.
Hvad skal et tidsregistreringssystem kunne?
Der findes mange forskellige løsninger, og det er ikke nødvendigvis den løsning med flest funktioner, der er bedst.
For en mindre virksomhed er det ofte vigtigere, at systemet er nemt at bruge og passer til den måde, medarbejderne arbejder på.
Her er nogle af de funktioner, I bør overveje.
1. Registrering af arbejdstid
Et grundlæggende krav til et tidsregistreringssystem er naturligvis, at medarbejderne nemt kan registrere deres arbejdstid.
Det kan eksempelvis være med start- og sluttidspunkt samt registrering af pauser.
Jo lettere det er at registrere arbejdstiden korrekt, desto større er sandsynligheden for, at medarbejderne rent faktisk får det gjort.
2. Start/stop eller manuel registrering
Medarbejdere arbejder forskelligt, og derfor kan det være en fordel, hvis systemet understøtter flere måder at registrere arbejdstid på.
Nogle vil gerne starte og stoppe deres arbejdsdag direkte i systemet, mens andre foretrækker at registrere dagens arbejdstid samlet.
Overvej derfor, hvordan jeres medarbejdere arbejder i praksis, før I vælger løsning.
3. Tidsregistrering på projekter
Hvis I arbejder med kunder eller projekter, kan det være en fordel at kunne registrere tid direkte på de projekter, medarbejderne arbejder på.
Det kan give jer et bedre overblik over, hvor tiden bliver brugt, og gøre det lettere at følge op på projektforløb og ressourceforbrug.
4. Ferie og fravær
Tidsregistrering hænger ofte naturligt sammen med ferie og fravær.
Hvis medarbejderne skal bruge ét system til arbejdstid og et andet til ferie, sygdom og andet fravær, kan det hurtigt skabe unødvendig administration.
Derfor kan det være værd at overveje, om I har brug for en løsning, hvor arbejdstid, ferie og fravær kan håndteres samlet.
5. Rapportering og data
Ledelsen bør kunne få adgang til de registrerede oplysninger uden at skulle gennemgå hvert enkelt medarbejders registrering manuelt.
Overvej derfor, hvilke rapporter I har brug for.
Det kan eksempelvis være:
- Samlet arbejdstid
- Timer på projekter
- Registrerede timer i bestemte perioder
- Overarbejde
- Fravær
- Data til videre administration
Hvis data skal bruges andre steder, kan eksportmuligheder også være relevante.
6. Adgang fra mobil og browser
Mange virksomheder arbejder i dag på tværs af kontor, hjemmearbejdsplads og kundelokationer.
Derfor kan det være en fordel, at medarbejderne kan registrere deres arbejdstid fra både computer og mobil, så de ikke er afhængige af at være på en bestemt arbejdsplads.
Excel eller et digitalt tidsregistreringssystem?
Mange mindre virksomheder starter med et Excel-ark eller en anden manuel løsning.
Det kan være en fin måde at komme i gang på, men efterhånden som virksomheden vokser, kan den manuelle administration blive mere omfattende.
| Funktion | Excel / manuelt ark | Digitalt system |
|---|---|---|
| Opstart | Billigt og hurtigt | Kræver opsætning |
| Registrering | Manuel indtastning | Typisk hurtigere og mere struktureret |
| Administration | Mere manuelt arbejde | Flere processer kan automatiseres |
| Overblik | Afhænger af opbygningen af arket | Samlet og løbende opdateret |
| Rapportering | Skal ofte bygges manuelt | Typisk indbyggede rapporter |
| Tilgængelighed | Afhænger af løsning og opsætning | Ofte adgang via web og mobil |
| Skalering | Kan blive besværligt ved flere medarbejdere | Designet til flere brugere |
Excel kan sagtens være en relevant løsning for nogle virksomheder. Hvis I kun er få medarbejdere og har et simpelt behov, kan et regneark måske være tilstrækkeligt.
Men når antallet af medarbejdere og registreringer vokser, bliver det ofte mere attraktivt at bruge et dedikeret system.
Det handler derfor ikke kun om prisen på selve systemet. I bør også overveje, hvor meget tid virksomheden bruger på manuel administration, kontrol og opfølgning.
Du kan læse mere om forskellene i vores artikel:
Tidsregistrering i Excel – fordele og ulemper
Hvad koster et tidsregistreringssystem til en lille virksomhed?
Prisen på tidsregistrering varierer meget fra system til system.
Nogle løsninger tager betaling pr. medarbejder, mens andre har en fast månedlig pris baseret på antallet af brugere eller virksomhedens størrelse.
Der kan også være forskel på, hvilke funktioner der er inkluderet.
Et simpelt system til tidsregistrering vil typisk være billigere end en samlet platform, der også håndterer eksempelvis ferie, fravær, projekter, medarbejderadministration og hybridarbejde.
Når I sammenligner priser, bør I derfor ikke kun se på licensprisen.
Overvej også:
- Hvor mange medarbejdere skal bruge systemet?
- Er alle nødvendige funktioner inkluderet?
- Er der ekstra betaling for rapporter eller eksport?
- Er support inkluderet?
- Er der bindingsperiode?
- Skal I stadig betale for andre systemer til ferie, projekter eller medarbejderadministration?
Et system, der umiddelbart er dyrere pr. bruger, kan i nogle tilfælde være billigere samlet set, hvis det erstatter flere separate værktøjer.
Hvad skal man være opmærksom på, når man vælger tidsregistrering?
Brugervenlighed frem for funktionsoverflod
Et system med 100 funktioner er ikke nødvendigvis bedre end et system med 20.
Hvis medarbejderne synes, at tidsregistreringen er besværlig, risikerer I, at registreringerne bliver glemt eller udført forkert.
Vælg derfor en løsning, som medarbejderne hurtigt kan forstå og bruge i hverdagen.
Understøtter systemet jeres arbejdsform?
Overvej, hvor og hvordan medarbejderne arbejder.
Har I primært medarbejdere på kontoret? Arbejder nogle hjemmefra? Er medarbejderne ofte hos kunder?
Systemet bør passe til jeres virkelighed og ikke tvinge jer til at ændre jeres arbejdsdag for at kunne registrere timer.
Kan systemet vokse med virksomheden?
En løsning, der fungerer godt med fem medarbejdere, skal gerne også kunne fungere, hvis I bliver 15 eller 30.
Undersøg derfor, hvordan priser og funktioner ændrer sig, når virksomheden vokser.
Er data let tilgængelige?
Overvej, hvem der skal kunne se oplysningerne, og hvordan data kan bruges.
Har ledelsen brug for rapporter? Skal timer kunne eksporteres? Skal medarbejderne selv kunne se deres registreringer?
Det er en god idé at afklare dette, før I vælger system.
Er systemet en del af en større løsning?
Hvis I allerede bruger flere systemer til tidsregistrering, ferie, fravær, projekter og hybridarbejde, kan det være værd at undersøge, om nogle af funktionerne kan samles.
Færre systemer kan betyde færre login, mindre administration og mindre risiko for, at information bliver spredt forskellige steder.
Sådan vælger I det rigtige tidsregistreringssystem
Når I skal vælge en løsning, kan I tage udgangspunkt i disse fem trin.
1. Afdæk jeres behov
Start med at skrive ned, hvad I faktisk har brug for.
Skal I kun registrere arbejdstid, eller har I også brug for:
- Projekttidsregistrering?
- Ferie og fravær?
- Hybridplanlægning?
- Rapportering?
- Medarbejderadministration?
- Integrationer eller eksport?
Jo bedre I kender jeres behov, desto lettere bliver det at sammenligne løsninger.
2. Sæt et realistisk budget
Se på den samlede pris og ikke kun prisen pr. bruger.
Hvis et system kan erstatte flere eksisterende værktøjer, bør det også indgå i regnestykket.
3. Involver medarbejderne
Det er medarbejderne, der skal bruge systemet hver dag.
Lad derfor gerne et par medarbejdere afprøve løsningen, inden I træffer den endelige beslutning.
Spørg dem blandt andet:
- Er det nemt at registrere arbejdstid?
- Er det tydeligt, hvad der er registreret?
- Kan de hurtigt finde de funktioner, de har brug for?
- Fungerer systemet på deres foretrukne enhed?
4. Afprøv systemet i praksis
En præsentation eller en demo fortæller ikke altid, hvordan et system fungerer i hverdagen.
Hvis det er muligt, så vælg en leverandør, der tilbyder en prøveperiode eller mulighed for at afprøve systemet.
Brug det i en rigtig arbejdsuge og se, hvordan det fungerer i praksis.
5. Tænk på helheden
Tidsregistrering er kun én del af virksomhedens administration.
Hvis I samtidig bruger andre systemer til ferie, fravær, projekter og hybridarbejde, kan det være værd at sammenligne en specialiseret tidsregistreringsløsning med en samlet platform.
Tidsregistrering og hybridarbejde samlet i Hybriteam
For virksomheder, der ønsker at samle flere af de daglige medarbejderprocesser ét sted, er Hybriteam en mulighed.
Hybriteam kombinerer blandt andet tidsregistrering, projekter, ferie og fravær samt hybridplanlægning i én samlet platform.
Medarbejderne kan registrere deres arbejdstid og holde styr på deres ferie og fravær, samtidig med at virksomheden får et samlet overblik over medarbejdere, projekter og arbejdspladser.
Det kan være relevant for virksomheder, der gerne vil reducere antallet af systemer og samle flere af de administrative processer i én løsning.
Hybriteam er ikke et lønsystem, men kan fungere som et samlet overblik over den del af medarbejdernes hverdag, der ligger omkring arbejdstid, ferie, projekter og hybridarbejde.
FAQ – Ofte stillede spørgsmål
Er det lovpligtigt for små virksomheder at registrere arbejdstid?
Ja. Reglerne om registrering af arbejdstid gælder som udgangspunkt for arbejdsgivere uanset virksomhedens størrelse.
Formålet er blandt andet at sikre, at reglerne om maksimal arbejdstid og hviletid kan dokumenteres.
Der kan dog være særlige regler og undtagelser for visse medarbejdere, så det er vigtigt at vurdere den konkrete situation.
Læs mere i vores guide om, hvorvidt tidsregistrering er lovpligtigt i Danmark.
Hvor længe skal registreringsdata opbevares?
Arbejdsgivere skal som udgangspunkt opbevare oplysninger om medarbejdernes arbejdstid i en periode på 5 år efter den relevante referenceperiode.
Det er derfor vigtigt at vælge en løsning, hvor historiske registreringer kan gemmes og tilgås efter behov.
Kan tidsregistrering kombineres med ferie og fravær?
Ja. Mange moderne platforme kombinerer tidsregistrering med ferie- og fraværsstyring.
Det kan gøre administrationen lettere, fordi medarbejderne kan håndtere flere relaterede processer fra samme system, mens virksomheden får et mere samlet overblik.
Skal en lille virksomhed bruge et digitalt tidsregistreringssystem?
Ikke nødvendigvis.
For nogle meget små virksomheder kan et simpelt regneark være tilstrækkeligt. Andre vil hurtigt opleve, at et digitalt system gør det lettere at registrere arbejdstid, håndtere ferie og fravær samt skabe rapporter og overblik.
Det vigtigste er at vælge en løsning, der passer til virksomhedens størrelse og behov.