For langt de fleste virksomheder i Danmark er tidsregistrering af medarbejdernes arbejdstid et lovkrav. Reglerne trådte i kraft den 1. juli 2024 som følge af en EU-dom.
Formålet er at sikre, at reglerne om arbejdstid og hviletid bliver overholdt. Virksomheder skal derfor have et system, der gør det muligt at registrere den daglige arbejdstid.
I denne guide gennemgår vi, hvem reglerne gælder for, hvem der kan være undtaget, og hvad virksomheder konkret skal gøre.
Hvorfor blev tidsregistrering lovpligtigt?
Kravet om tidsregistrering stammer fra en afgørelse fra EU-Domstolen i 2019. Domstolen fastslog, at arbejdsgivere skal have et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system til registrering af medarbejdernes daglige arbejdstid. Formålet er at sikre, at reglerne om maksimal arbejdstid og hviletid kan overholdes i praksis. Danmark implementerede reglerne gennem en ændring af arbejdstidsloven, som trådte i kraft den 1. juli 2024.
Hvem skal registrere arbejdstid?
Arbejdsgivere skal sikre, at arbejdstiden registreres for medarbejdere, der er omfattet af arbejdstidsloven.
Det gælder som udgangspunkt både funktionærer, timelønnede, fuldtidsansatte og deltidsansatte. Det afgørende er ikke medarbejderens titel, men om medarbejderen er omfattet af arbejdstidsloven.
Hvem er undtaget?
Det er her, mange bliver forvirrede.
Der findes ikke en generel undtagelse for ledere.
Undtagelsen gælder medarbejdere, hvis arbejdstid ikke kan måles eller fastsættes på forhånd, eller som selv kan fastsætte deres arbejdstid på grund af deres særlige funktion.
Det vil typisk være:
- administrerende direktører (CEO)
- øverste ledelse
- visse direktionsmedlemmer
- medarbejdere med en helt særlig grad af selvstændighed over deres arbejdstid
Det er altså en snæver undtagelse.
En almindelig afdelingsleder, teamleder eller projektleder er ikke automatisk undtaget.
Hvad skal registreres?
Loven stiller ikke krav om et bestemt format eller system, men arbejdstidsregistreringen skal være objektiv, pålidelig og tilgængelig. Registreringen skal gøre det muligt at dokumentere den enkelte medarbejders daglige arbejdstid.
Det betyder i praksis, at virksomheden som minimum skal kunne dokumentere:
| Oplysning | Eksempel |
|---|---|
| Den daglige arbejdstid | 08.00–16.00 eller 7,5 timer |
| Dato | 14. juli 2026 |
| Registrering for hver arbejdsdag | Alle arbejdsdage registreres løbende |
Det er ikke et lovkrav at registrere, hvilke opgaver medarbejderen har arbejdet på, eller hvilke projekter tiden er brugt på. Mange virksomheder vælger dog at gøre det af hensyn til projektstyring, fakturering eller intern rapportering.
På Hybriteam registreres medarbejdernes start- og sluttid. Det giver ikke kun et præcist overblik over den daglige arbejdstid, men gør det også lettere at sikre, at reglerne om daglig hviletid bliver overholdt. Hvis registreringerne viser, at en medarbejders hviletid kan være i konflikt med reglerne, kan virksomheden hurtigt identificere det og tage stilling til situationen.
Hvordan registrerer man arbejdstid korrekt?
Der findes ikke et krav om, at virksomheder skal bruge et bestemt system til tidsregistrering. Det kan eksempelvis være:
- Excel
- papirskemaer
- en app
- et digitalt tidsregistreringssystem
Det vigtigste er, at registreringen er objektiv, pålidelig og tilgængelig, så virksomheden kan dokumentere medarbejdernes arbejdstid.
Mange virksomheder starter med simple løsninger som Excel, men det kan hurtigt blive svært at bevare overblikket, når antallet af medarbejdere vokser. Læs mere i vores guide om Tidsregistrering i Excel – fordele og ulemper.
For mange virksomheder bliver en digital løsning den nemmeste måde at sikre, at registreringerne sker løbende, at historikken gemmes korrekt, og at medarbejderne altid har adgang til deres egne registreringer.
Må medarbejderne selv registrere tiden?
Ja. Medarbejderne må som udgangspunkt gerne selv registrere deres arbejdstid.
Det er faktisk den mest almindelige løsning, da medarbejderen selv bedst ved, hvornår arbejdsdagen starter og slutter.
Det er dog altid arbejdsgiverens ansvar, at virksomheden har et system til tidsregistrering, og at reglerne bliver overholdt. Arbejdsgiveren skal derfor sikre, at registreringerne er korrekte, og at medarbejderne har mulighed for at registrere og rette eventuelle fejl.
Et digitalt tidsregistreringssystem kan gøre processen lettere ved at give både medarbejderen og virksomheden et fælles overblik over registreringerne.
Hvor længe skal tidsregistrering gemmes?
Arbejdsgivere skal opbevare oplysninger om medarbejdernes arbejdstidsregistrering i 5 år efter udløbet af den periode, som registreringerne dækker.
Formålet er, at virksomheden skal kunne dokumentere, at reglerne om arbejdstid og hviletid bliver overholdt, hvis der opstår behov for det.
Registreringerne skal opbevares sikkert, og medarbejderne skal have mulighed for at få adgang til deres egne oplysninger.
Et digitalt tidsregistreringssystem gør det lettere at gemme historikken automatisk og sikre, at registreringerne altid er tilgængelige, hvis virksomheden får brug for dokumentationen.
Hvad sker der, hvis virksomheden ikke registrerer arbejdstid?
Hvis en virksomhed ikke lever op til kravene om tidsregistrering, kan det få konsekvenser.
Virksomheden kan blandt andet få problemer med at dokumentere, at reglerne om arbejdstid og hviletid bliver overholdt. Det kan være en udfordring ved kontrol fra myndighederne eller i forbindelse med en tvist mellem arbejdsgiver og medarbejder.
Manglende eller mangelfuld tidsregistrering kan derfor gøre det sværere for virksomheden at bevise, at arbejdstidsreglerne er blevet fulgt.
En god tidsregistrering handler derfor ikke kun om at overholde et lovkrav, men også om at skabe gennemsigtighed for både medarbejdere og virksomhed.
Hvilket system skal man vælge?
Når du skal vælge den rette løsning til virksomheden, handler det i høj grad om at finde en balance mellem brugervenlighed for medarbejderne og administrative fordele for ledelsen. Mange virksomheder vælger et digitalt tidsregistreringssystem, fordi det automatiserer processen, mindsker fejl og gør det nemt at leve op til lovkravene uden manuelt papirarbejde.
Hybriteam gør det enkelt for virksomheder at håndtere tidsregistrering, ferie, fravær og hybridplanlægning samlet ét sted. Medarbejderne kan registrere deres arbejdstid direkte i hverdagen, mens ledelsen får overblik over arbejdstid, historik og dokumentation.
Men Hybriteam er mere end bare tidsregistrering. Platformen samler de værktøjer, der gør det lettere at drive en moderne arbejdsplads, herunder administration af medarbejderenheder som laptops og telefoner, styring af lokationer, planlægning af sociale events, intern videndeling via Shareboard og meget mere.
FAQ (Ofte stillede spørgsmål)
Er tidsregistrering lovpligtigt i Danmark?
Ja. For langt de fleste virksomheder i Danmark er det et lovkrav at registrere medarbejdernes daglige arbejdstid. Reglerne trådte i kraft den 1. juli 2024.
Gælder reglerne for alle ansatte?
Nej, men undtagelsen er snæver. Den gælder kun for medarbejdere (typisk den øverste direktion), hvis arbejdstid ikke kan måles eller fastsættes på forhånd, eller som har en helt særlig grad af selvstændighed over deres arbejdstid.
Skal funktionærer registrere arbejdstid?
Ja. Funktionærer er som udgangspunkt omfattet af arbejdstidsloven og skal derfor registrere deres arbejdstid på lige fod med timelønnede og hybridansatte.
Skal pauser registreres?
Det afhænger af virksomhedens behov og hvordan arbejdstiden registreres. Hvis medarbejderen ikke arbejder i pausen, skal den normalt ikke tælle som arbejdstid.
Må man bruge Excel til tidsregistrering?
Ja, loven stiller ikke krav om et bestemt system. Du må gerne bruge Excel eller papirskemaer, så længe metoden er objektiv, pålidelig og tilgængelig. Du kan læse mere om fordele og fravælg i vores fulde guide om [Tidsregistrering i Excel – fordele og ulemper].
Er en app et krav?
Nej, en app er ikke et lovkrav. Mange virksomheder vælger dog en app eller en digital løsning, fordi det gør det væsentligt nemmere for medarbejderne at registrere timer på farten.
Hvem har ansvaret for, at tiden bliver registreret?
Det har arbejdsgiveren. Selvom medarbejderne typisk selv indtaster deres timer, er det altid virksomhedens ansvar, at der er et fungerende system til rådighed, og at registreringerne finder sted.
Skal hjemmearbejde registreres?
Ja. Arbejde hjemmefra er stadig arbejdstid og skal registreres på samme måde som arbejde fra kontoret.
Skal medarbejdere registrere overarbejde?
Ja. Al arbejdstid skal registreres, herunder eventuelt overarbejde. Formålet er, at virksomheden kan dokumentere den samlede arbejdstid og sikre, at reglerne om arbejdstid og hviletid overholdes.
Konklusion
For langt de fleste virksomheder er tidsregistrering ikke længere et valg, men et lovkrav. Det betyder dog ikke, at processen behøver være besværlig. Med de rette rutiner eller et digitalt system kan arbejdstiden registreres hurtigt og korrekt, samtidig med at virksomheden lever op til reglerne.