Skal din virksomhed registrere medarbejdernes arbejdstid? Hvad skal registreres, hvem er undtaget, og hvor længe skal oplysningerne gemmes?
Siden 1. juli 2024 har arbejdsgivere som udgangspunkt skullet registrere medarbejdernes daglige arbejdstid i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system.
Formålet er ikke at overvåge medarbejderne. Reglerne skal blandt andet gøre det muligt at kontrollere, om reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid bliver overholdt.
Men hvad betyder det i praksis for en virksomhed?
Skal I købe et tidsregistreringssystem? Kan I bruge Excel? Skal alle medarbejdere registrere deres arbejdstid? Og hvad med medarbejdere, der selv planlægger deres arbejdsdag?
I denne guide gennemgår vi de vigtigste regler om tidsregistrering i Danmark i 2026 og ser på, hvordan virksomheder kan gøre registreringen enkel i hverdagen.
Kort fortalt: De fleste lønmodtagere er omfattet af kravet om registrering af arbejdstid. Virksomheden skal have et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, medarbejderen skal kunne se sine egne oplysninger, og registreringerne skal opbevares i fem år efter udløbet af den relevante referenceperiode.
Indholdsfortegnelse
- Hvad er tidsregistrering?
- Er tidsregistrering lovpligtigt i Danmark?
- Hvem skal registrere arbejdstid?
- Hvem kan være undtaget?
- Hvad skal medarbejderen registrere?
- Hvilke krav stilles der til systemet?
- Hvor længe skal tidsregistrering gemmes?
- Skal medarbejderen kunne se sine egne registreringer?
- Kan man bruge Excel til tidsregistrering?
- Skal man bruge et digitalt tidsregistreringssystem?
- Hvad med hjemmearbejde og hybridarbejde?
- Tidsregistrering og 48-timersreglen
- Tidsregistrering og den daglige hviletid
- Sådan kommer din virksomhed i gang
- Ofte stillede spørgsmål
- Konklusion
Hvad er tidsregistrering?
Tidsregistrering betyder, at en virksomhed registrerer, hvor meget medarbejderne arbejder.
Det kan være meget simpelt.
En medarbejder kan eksempelvis registrere:
- Start kl. 08.00
- Pause kl. 12.00-12.30
- Slut kl. 16.00
Det giver virksomheden et billede af den faktiske daglige arbejdstid.
Tidsregistrering kan dog også være mere detaljeret. Nogle virksomheder bruger eksempelvis registreringen til at fordele timer på projekter, kunder eller opgaver.
Det er vigtigt at skelne mellem arbejdstidsregistrering og projekt- eller fakturaregistrering.
Det lovmæssige krav handler om registrering af arbejdstid. En virksomhed kan vælge at registrere langt mere end det, men det er ikke det samme som, at alle disse oplysninger er nødvendige for at opfylde arbejdstidsloven.
Læs endnu mere her: Hvad er tidsregistrering?
Er tidsregistrering lovpligtigt i Danmark?
Ja, som udgangspunkt.
Den 1. juli 2024 trådte en ændring af arbejdstidsloven i kraft, som indførte et krav om, at arbejdsgiveren skal have et arbejdstidsregistreringssystem.
Efter arbejdstidslovens § 4 b skal systemet være:
- objektivt
- pålideligt
- tilgængeligt
Systemet skal gøre det muligt at måle den daglige arbejdstid for den enkelte lønmodtager. Medarbejderen skal samtidig kunne tilgå sine egne oplysninger.
Reglen blev indført som en del af den danske implementering af EU-Domstolens praksis om registrering af arbejdstid.
Det betyder dog ikke, at loven kræver, at virksomheden køber et bestemt stykke software.
Det afgørende er, om den valgte løsning opfylder lovens krav.
Hvem skal registrere arbejdstid?
Hovedreglen er, at lønmodtagere, der er omfattet af arbejdstidslovens regler om arbejdstid, skal have deres daglige arbejdstid registreret.
Det gælder ikke kun timelønnede medarbejdere.
En medarbejder kan godt være funktionær, have en fast månedsløn og arbejde med stor fleksibilitet og stadig være omfattet af registreringskravet.
Det er derfor en fejl at antage, at “funktionærer ikke behøver tidsregistrere”.
Det afgørende er ikke, om medarbejderen får løn pr. time eller pr. måned, men om medarbejderen er omfattet af de relevante regler i arbejdstidsloven.
Der findes dog undtagelser.
| Medarbejdertype | Skal arbejdstid registreres? | Bemærkning |
|---|---|---|
| Almindelig medarbejder | Ja | Som udgangspunkt omfattet |
| Funktionær | Ja | Funktionærstatus fritager ikke i sig selv |
| Timelønnet | Ja | Som udgangspunkt omfattet |
| Fleksibel medarbejder | Ja | Fleksibilitet er ikke i sig selv en undtagelse |
| Selvtilrettelægger | Muligvis nej | Konkret vurdering |
| Leder | Det afhænger | Titel alene afgør ikke spørgsmålet |
Hvem kan være undtaget fra tidsregistrering?
Der findes en særlig undtagelse for såkaldte selvtilrettelæggere.
Det er medarbejdere, hvor arbejdstidens længde på grund af arbejdets særlige karakter ikke kan måles eller fastsættes på forhånd, eller hvor medarbejderen selv kan fastsætte arbejdstiden, når medarbejderen samtidig kan træffe selvstændige beslutninger eller har ledelsesmæssige funktioner.
Det er vigtigt, at denne undtagelse ikke bruges for bredt.
Det er ikke nok, at en medarbejder har fleksible arbejdstider.
Hvis en medarbejder eksempelvis selv kan vælge, om arbejdsdagen starter kl. 8.00 eller 9.00, er det ikke nødvendigvis nok til at være undtaget.
Der skal foretages en konkret vurdering af det enkelte ansættelsesforhold. Medarbejderens titel alene er heller ikke afgørende.
Hvis virksomheden ønsker at undtage en medarbejder som selvtilrettelægger, bør den derfor sikre, at betingelserne faktisk er opfyldt og håndtere det korrekt i ansættelsesgrundlaget.
Er du i tvivl om, hvorvidt en bestemt medarbejder er undtaget, bør du få konkret juridisk eller HR-faglig rådgivning.
Hvad skal medarbejderen registrere?
Lovens krav handler om, at virksomheden skal kunne måle medarbejderens daglige arbejdstid.
Det betyder ikke nødvendigvis, at virksomheden skal registrere hver eneste aktivitet medarbejderen foretager sig.
En enkel registrering kan eksempelvis være:
08.02 → 16.17
med relevante pauser registreret efter virksomhedens praksis.
Virksomheden kan vælge at registrere mere detaljeret, eksempelvis:
- arbejdstid
- pauser
- projekter
- kunder
- opgaver
- overarbejde
Men det er vigtigt at overveje, om den ekstra registrering faktisk skaber værdi.
Et system, der kræver, at medarbejderen registrerer hvert femte minut af arbejdsdagen, kan hurtigt blive mere administrativt end nødvendigt.
God tidsregistrering handler derfor ikke kun om compliance.
Det handler også om at gøre registreringen så enkel, at medarbejderne faktisk får den gjort.
Hvilke krav stilles der til et tidsregistreringssystem?
Arbejdstidsloven stiller ikke krav om et bestemt produkt eller en bestemt teknisk løsning.
Til gengæld skal systemet være objektivt, pålideligt og tilgængeligt og gøre det muligt at måle den daglige arbejdstid for den enkelte medarbejder.
Det betyder i praksis, at virksomheden bør kunne dokumentere:
1. Hvad medarbejderen har arbejdet
Registreringen skal give et reelt billede af den daglige arbejdstid.
2. At oplysningerne er pålidelige
Registreringerne skal være pålidelige og kunne bruges som dokumentation for den faktiske arbejdstid.
3. At medarbejderen kan tilgå sine egne oplysninger
Medarbejderen skal kunne se sine registrerede arbejdstidsoplysninger.
Det er derfor værd at tænke over mere end bare spørgsmålet:
“Har vi et sted, hvor medarbejderne kan skrive deres timer?”
Det relevante spørgsmål er:
“Kan vi på en enkel og pålidelig måde dokumentere medarbejdernes daglige arbejdstid?”
Hvor længe skal tidsregistrering gemmes?
Virksomheden skal opbevare oplysningerne fra arbejdstidsregistreringen i 5 år efter udløbet af den periode, der danner grundlag for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.
Det er derfor ikke helt præcist bare at sige:
“Gem alle registreringer i fem år fra den dag, de bliver oprettet.”
Reglen knytter opbevaringsperioden til den relevante referenceperiode.
For virksomheder betyder det i praksis, at man bør vælge en løsning, der kan opbevare historiske registreringer sikkert og gøre dem tilgængelige, hvis der senere bliver behov for dokumentation.
Skal medarbejderen kunne se sine egne registreringer?
Ja.
Arbejdstidsloven fastslår, at arbejdsgiveren skal sørge for, at lønmodtageren kan tilgå egne oplysninger i arbejdstidsregistreringssystemet.
Det er en vigtig del af reglerne.
Tidsregistrering er altså ikke kun et system, hvor virksomheden samler oplysninger om medarbejderne.
Medarbejderen skal også have adgang til sine egne registreringer.
Det taler samtidig for en transparent tilgang til tidsregistrering:
Medarbejderen skal kunne se, hvad der er registreret, og virksomheden skal kunne stole på, at registreringerne er korrekte.
Kan man bruge Excel til tidsregistrering?
Excel kan være en mulighed, men det er ikke nødvendigvis den bedste løsning.
Et regneark kan sagtens bruges til simple registreringer, især i en meget lille virksomhed.
Men jo flere medarbejdere og jo længere historik virksomheden får, desto mere administration følger der typisk med.
Med Excel skal virksomheden blandt andet tænke over:
- Hvordan medarbejderne registrerer deres arbejdstid
- Hvordan ændringer håndteres
- Hvordan medarbejderne får adgang til egne oplysninger
- Hvordan data beskyttes
- Hvordan historiske registreringer opbevares
- Hvordan virksomheden dokumenterer, at registreringerne er pålidelige
- Hvordan man undgår fejl i formler og ark
Det betyder ikke, at Excel automatisk er ulovligt.
Det betyder, at virksomheden selv har ansvaret for, at den valgte løsning opfylder kravene.
Hvis et Excel-ark i praksis ikke giver en objektiv, pålidelig og tilgængelig registrering, er problemet ikke, at det er Excel. Problemet er, at løsningen ikke opfylder kravene.
Du kan læse mere om brugen af Excel til tidsregistrering lige her: Tidsregistrering i Excel – fordele og ulemper
Skal man bruge et digitalt tidsregistreringssystem?
Nej, loven kræver ikke, at virksomheden køber et bestemt digitalt system.
Men for mange virksomheder kan et dedikeret tidsregistreringssystem gøre det betydeligt lettere at leve op til kravene.
Et godt system kan eksempelvis håndtere:
- registrering af start og slut på arbejdsdagen
- pauser
- medarbejdernes egne registreringer
- rettelser
- historiske registreringer
- rapporter
- projekter
- ferie og fravær
Og vigtigst:
Det kan gøre registreringen til en naturlig del af arbejdsdagen i stedet for endnu et Excel-ark, som medarbejderen skal huske at opdatere.
Hvad med hjemmearbejde og hybridarbejde?
Tidsregistreringskravet forsvinder ikke, fordi medarbejderen arbejder hjemmefra.
Tværtimod kan hybridarbejde gøre en enkel tidsregistrering endnu mere relevant.
Forestil dig en medarbejder, der:
- arbejder hjemme mandag
- er på kontoret tirsdag
- arbejder hjemme onsdag
- er på kontoret torsdag
- arbejder hjemme fredag
Virksomheden har stadig brug for at kunne registrere medarbejderens daglige arbejdstid, hvis medarbejderen er omfattet af registreringskravet.
Det betyder også, at virksomhedens løsning bør fungere uafhængigt af, hvor medarbejderen arbejder.
Tidsregistrering bør være lige så enkel på hjemmekontoret som på kontoret.
Det samme gælder medarbejderens adgang til egne oplysninger.
Tidsregistrering og 48-timersreglen
En af de centrale årsager til reglerne om arbejdstidsregistrering er kontrollen med den maksimale ugentlige arbejdstid.
Efter arbejdstidsloven må den gennemsnitlige arbejdstid som udgangspunkt ikke overstige 48 timer om ugen inklusive overarbejde, beregnet over en referenceperiode på fire måneder. Der findes særlige regler og muligheder for andre referenceperioder og undtagelser i overenskomstsystemet.
Det er netop her, arbejdstidsregistreringen bliver vigtig.
Hvis virksomheden ikke ved, hvor meget medarbejderne faktisk arbejder, er det vanskeligt at kontrollere, om reglerne overholdes.
Tidsregistrering er derfor ikke bare administration.
Det er også dokumentation for den faktiske arbejdstid.
Tidsregistrering og den daglige hviletid
Tidsregistrering hænger også sammen med reglerne om hviletid.
Som udgangspunkt skal medarbejdere have mindst 11 timers sammenhængende hvile inden for hver periode på 24 timer, med de undtagelser og særlige regler, der følger af arbejdsmiljølovgivningen.
Det betyder eksempelvis, at en medarbejder, der arbejder sent om aftenen og starter meget tidligt næste morgen, kan være relevant i forhold til hviletidsreglerne.
Et arbejdstidsregistreringssystem gør det muligt for virksomheden at få øje på den slags mønstre.
Det er endnu en grund til, at registreringerne skal være reelle og pålidelige.
Sådan kommer din virksomhed i gang med tidsregistrering
Hvis I endnu ikke har en god løsning, behøver det ikke blive et stort projekt.
1. Find ud af, hvem der er omfattet
Start med medarbejderne og vurder, om der er nogen, der konkret falder ind under undtagelserne.
Vær forsigtig med brede kategorier som “alle ledere er undtaget”. Det afgørende er det konkrete ansættelsesforhold og de faktiske muligheder for selv at tilrettelægge arbejdstiden.
2. Beslut, hvad I vil registrere
Start med det, der er nødvendigt.
Hvis formålet er arbejdstidsregistrering, behøver medarbejderne ikke nødvendigvis registrere hver eneste aktivitet i løbet af dagen.
3. Vælg en løsning
I kan eksempelvis bruge:
- Excel
- et eksisterende HR-system
- et tidsregistreringssystem
- en app
- en kombination af eksisterende systemer
Det vigtigste er, at løsningen samlet set opfylder lovens krav.
4. Gør det nemt for medarbejderne
Hvis tidsregistrering tager for mange minutter af medarbejderens dag, bliver det hurtigt til en irriterende administrativ opgave.
Hvis det tager få sekunder, er det langt lettere at gøre det til en vane.
5. Sørg for gennemsigtighed
Medarbejderne skal kunne tilgå deres egne registreringer.
Fortæl samtidig medarbejderne, hvorfor I registrerer arbejdstid, hvad oplysningerne bruges til, og hvordan de håndteres.
Det kan gøre en stor forskel for medarbejdernes oplevelse af systemet.
Tidsregistrering behøver ikke være overvågning
Det er måske den vigtigste praktiske pointe.
Der er stor forskel på:
“Vi registrerer din arbejdstid, fordi loven kræver det.”
og:
“Vi bruger tidsregistrering til at kontrollere, om du arbejder nok.”
De to tilgange kan give en meget forskellig kultur.
Et godt tidsregistreringssystem bør derfor ikke gøre medarbejderne nervøse for, om deres leder kan se hvert eneste minut.
I stedet kan virksomheden være tydelig:
- Vi registrerer arbejdstid for at overholde reglerne.
- Du kan selv se dine registreringer.
- Vi forventer, at registreringerne er korrekte.
- Vi bruger ikke tidsregistrering som et simpelt mål for medarbejdernes værdi.
- Vi vil hellere have en enkel registrering end unødvendig administration.
- Vi ser hellere, at du registrerer 35 timer korrekt, end at du lyver om fem ekstra timer og skriver 40.
På den måde bliver tidsregistrering en administrativ rutine frem for et kontrolværktøj.
Ofte stillede spørgsmål om tidsregistrering
Er tidsregistrering lovpligtigt for alle medarbejdere?
Som udgangspunkt skal arbejdstiden registreres for lønmodtagere, der er omfattet af arbejdstidslovens registreringskrav. Der findes undtagelser, blandt andet for visse selvtilrettelæggere.
Skal funktionærer registrere arbejdstid?
At være funktionær betyder ikke i sig selv, at man er fritaget for tidsregistrering. Det afhænger af, om medarbejderen er omfattet af registreringskravet og eventuelt falder ind under en konkret undtagelse.
Læs meget mere lige her: Skal funktionærer registrere arbejdstid?
Hvor længe skal tidsregistrering gemmes?
Oplysningerne skal som udgangspunkt opbevares i fem år efter udløbet af den periode, der danner grundlag for beregningen af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.
Skal medarbejderen kunne se sin tidsregistrering?
Ja. Arbejdsgiveren skal sørge for, at medarbejderen kan tilgå sine egne oplysninger.
Må man bruge Excel til tidsregistrering?
Loven kræver ikke et bestemt system. Excel kan derfor ikke afvises alene på grund af formatet. Virksomheden skal dog sikre, at den samlede løsning opfylder kravene til et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem.
Skal hjemmearbejde også registreres?
Hvis medarbejderen er omfattet af registreringskravet, skal arbejdstiden som udgangspunkt registreres, uanset om arbejdet udføres på virksomhedens kontor eller hjemmefra.
Skal man registrere pauser?
Det afhænger af, hvordan virksomheden indretter sin registrering og hvilke regler der gælder for den konkrete medarbejder. Det centrale krav er, at systemet gør det muligt at måle den daglige arbejdstid.
Skal man registrere arbejdstid på projekter?
Ikke alene fordi arbejdstidsloven kræver registrering af arbejdstid. Projektregistrering kan være relevant af andre forretningsmæssige årsager, eksempelvis projektøkonomi eller fakturering.
Konklusion
Tidsregistrering behøver ikke være kompliceret.
For de fleste virksomheder er opgaven i praksis at sikre tre ting:
1. Registreringen skal være pålidelig.
Virksomheden skal kunne måle den daglige arbejdstid.
2. Medarbejderen skal have adgang til sine egne oplysninger.
Tidsregistrering er ikke kun data for virksomheden.
3. Registreringerne skal kunne opbevares og dokumenteres.
Virksomheden skal kunne håndtere oplysningerne over den krævede periode.
Det betyder ikke, at I nødvendigvis har brug for et stort HR-system.
For mange mindre virksomheder er det vigtigere, at løsningen er enkel, overskuelig og nem at bruge.
Det vigtigste er ikke, hvor avanceret systemet er.
Det vigtigste er, at medarbejderne faktisk bruger det, og at virksomheden kan stole på de oplysninger, der bliver registreret.
Vil du gøre tidsregistrering enklere?
Hybriteam samler tidsregistrering med blandt andet projekter, ferie, fravær og funktioner til den hybride arbejdsplads.
I stedet for at bygge jeres egen løsning i Excel kan I samle de vigtigste registreringer ét sted og gøre tidsregistrering til en naturlig del af arbejdsdagen.
Se hvordan Hybriteam fungerer →
Denne artikel er skrevet som en praktisk introduktion til reglerne om arbejdstidsregistrering og udgør ikke juridisk rådgivning. Regler kan afhænge af den konkrete ansættelse, overenskomst og virksomhedens forhold. Ved tvivl bør virksomheden søge konkret juridisk rådgivning.