Det er nemt at holde styr på ferie, når man er en lille virksomhed. Men efterhånden som medarbejderstaben vokser, bliver ferieplanlægningen hurtigt mere kompleks.
Ferieønsker kommer på mail, Teams og over kaffemaskinen. Kalenderen bliver opdateret forskellige steder, og pludselig står I med en situation, hvor det er uklart, hvem der egentlig er på arbejde hvornår.
Uden en klar struktur risikerer I både underbemanding i ferieperioderne og unødvendigt meget tid på manuel administration.
En god ferieplan handler derfor ikke kun om at holde styr på, hvem der har fri. Den skal også gøre det nemt for medarbejderne at ønske ferie og for virksomheden at sikre, at der er den nødvendige bemanding.
Hvorfor bliver ferieplanlægning sværere, når virksomheden vokser?
I en helt lille virksomhed kan ferie ofte klares med en hurtig snak og en fælles kalender. Men når antallet af medarbejdere og teams vokser, kommer der flere hensyn, der skal gå op på samme tid.
Flere overlap og afhængigheder
Det er ikke længere nok at vide, at Mette holder ferie. I skal også vide, om Christian, der har en vigtig funktion i samme team, holder ferie samtidig.
Jo flere medarbejdere der skal koordineres, desto vigtigere bliver det at have et samlet overblik.
Ferieønsker kommer fra mange steder
Et ønske om ferie kan komme på mail, i Teams, på et møde eller som en hurtig besked ved kaffemaskinen.
Det fungerer måske, når I er få medarbejdere. Men når informationen ligger forskellige steder, bliver det hurtigt svært at vide, hvad der faktisk er aftalt.
Lederen bliver flaskehals
Hvis alle ferieønsker skal gennem én person, bliver ferieplanlægning hurtigt til en løbende administrativ opgave.
Medarbejderen spørger.
Lederen tjekker bemandingen.
Ferie bliver godkendt.
Kalenderen skal opdateres.
Og hvis ferien senere ændres, skal informationen måske rettes flere steder.
Det er ikke selve ferieplanen, der er problemet. Det er koordineringen omkring den.
Hvad skal en virksomhed holde styr på?
En ferieplan skal kunne give et hurtigt svar på mere end bare, hvem der holder sommerferie.
Afhængigt af virksomhedens størrelse og behov kan det være relevant at holde styr på:
- Ferieønsker: Hvilke ønsker er sendt ind, og hvilke afventer godkendelse?
- Planlagt ferie: Hvilken ferie er godkendt?
- Feriesaldo: Hvor meget ferie har den enkelte medarbejder tilbage?
- Andet fravær: Hvordan ser ferie ud sammen med sygdom, barsel, omsorgsdage og andet fravær?
- Virksomhedslukkede dage: Har virksomheden eksempelvis lukket mellem jul og nytår?
- Bemanding: Hvem er på arbejde de enkelte dage?
- Overlap: Er der medarbejdere nok på arbejde til, at teamet kan fungere?
Det sidste punkt er ofte det vigtigste.
En ferieplan skal ikke bare fortælle, hvem der har fri. Den skal også gøre det nemt at se, hvem der er tilbage.
Ferieplan i Excel: Hvornår fungerer det ikke længere?
Excel er et naturligt sted at starte. Mange begynder også tidsregistrering i regneark. Se også tidsregistrering i Excel.
Det er fleksibelt, billigt og noget, de fleste allerede kender. En simpel ferieplan med medarbejderne i venstre side og årets dage hen over toppen kan sagtens fungere i en lille virksomhed.
Problemet opstår typisk, når ferieplanen vokser sammen med virksomheden.
Excel fungerer fint, indtil det pludselig ikke gør det længere.
Så begynder man måske at opleve:
Fil-kaos
Ferieplan_2026.xlsx
Ferieplan_2026_v2.xlsx
Ferieplan_2026_v3_endelig.xlsx
Ferieplan_2026_v3_endelig2.xlsx
På et tidspunkt bliver det svært at vide, hvilken version der faktisk er den rigtige.
Kun én person tør ændre i arket
Når ferieplanen bliver mere avanceret med formler, farver og forskellige kategorier af fravær, kan den ende med at være afhængig af én bestemt person.
Det er ikke særlig robust.
Medarbejderne kan ikke selv håndtere deres ferie
Hvis medarbejderne skal sende ferieønsker til en leder, som derefter skal opdatere Excel-arket, bliver der hurtigt en del manuel administration.
Ferieplanen står alene
Et Excel-ark ved ikke nødvendigvis noget om resten af medarbejderens fravær.
Hvis ferie, sygdom, afspadsering og tidsregistrering håndteres forskellige steder, skal informationen ofte samles manuelt.
Excel er altså ikke nødvendigvis problemet.
Det afgørende er, om værktøjet stadig gør administrationen lettere, eller om det efterhånden er blevet endnu en opgave, virksomheden skal vedligeholde.
Sådan laver I en god ferieplan
Uanset om I bruger Excel, en fælles kalender eller et dedikeret værktøj, er der nogle simple principper, der kan gøre ferieplanlægningen lettere.
1. Lav en klar proces for ferieønsker
Medarbejderne bør vide, hvordan og hvornår de skal ønske ferie.
Det kan eksempelvis være gennem faste perioder, hvor sommerferie ønskes, eller en enkel procedure for løbende ferie.
Jo tydeligere processen er, desto mindre bliver behovet for individuel koordinering.
2. Aftal den nødvendige bemanding
Ferieplanlægning handler ikke kun om medarbejdernes ønsker.
De enkelte teams bør også have en fælles forståelse af, hvor mange medarbejdere der som minimum skal være på arbejde i forskellige perioder.
Det gør det lettere at vurdere ferieønsker ud fra virksomhedens behov.
3. Gør godkendelsen tydelig
Medarbejderen skal hurtigt kunne se, om et ferieønske er godkendt.
Undgå en situation, hvor medarbejderen har skrevet til sin leder, men ikke ved, om ferien faktisk er registreret.
En tydelig status gør processen lettere for begge parter.
4. Hav ét samlet overblik
Når ferieplanen er fordelt mellem mail, kalender, Excel og forskellige beskeder, bliver det hurtigt uklart, hvad der gælder.
Saml derfor ferie og andet fravær ét sted, hvor både medarbejdere og ledere kan se den aktuelle plan.
Når Excel ikke længere er nok
Når ferieplanen begynder at kræve mere administration, end den sparer, kan et dedikeret værktøj til ferie og fravær være et naturligt næste skridt.
I stedet for at en leder manuelt skal samle ferieønsker og opdatere en oversigt, kan processen foregå direkte i værktøjet.
Eksempelvis:
- Medarbejderen anmoder om ferie.
- Lederen kan se ønsket sammen med teamets øvrige fravær.
- Lederen godkender eller afviser ønsket.
- Den godkendte ferie bliver automatisk en del af fraværsoversigten.
- Medarbejderen kan selv se sin ferie og aktuelle saldo.
Det ændrer ferieplanlægningen fra en række manuelle beskeder til en fast proces.
Og det betyder ikke, at I behøver et tungt HR-værktøj, der skal dække hele HR-stacken.
For mange SMV’er er det vigtigste, at ferie og fravær er samlet ét sted og er nemt at bruge i hverdagen.
Ferieplanlægning og fravær samlet ét sted
Ferie står sjældent alene.
En medarbejder kan være væk på grund af ferie, sygdom, barsel, omsorgsdage, afspadsering eller andre former for fravær. Hvis hver type fravær håndteres forskellige steder, bliver det sværere at bevare det samlede overblik.
Derfor giver det mening at samle medarbejdernes fravær ét sted.
I Hybriteam kan medarbejderne anmode om ferie og registrere fravær, mens ledelsen får et samlet overblik over teamets fravær og bemanding.
Det betyder, at ferieplanen ikke behøver at være endnu et separat Excel-ark. Den kan sidde sammen med tid og overblik i samme HR-værktøj.
Se, hvordan ferie og fravær hænger sammen med tidsregistrering i Hybriteam, eller start direkte under features.
Regler for ferieplanlægning
Ferieplanlægning handler selvfølgelig også om regler.
Ferieloven indeholder blandt andet regler om optjening og afholdelse af ferie, hovedferie, varsling og placering af ferie. Derfor bør virksomhedens ferieplanlægning altid tage højde for de gældende regler og eventuelle aftaler med medarbejderne.
Det er især relevant, når virksomheden skal planlægge hovedferien eller ønsker at pålægge ferie med et bestemt varsel.
Vil du have styr på saldo og administration, så læs også guiden til ferieregnskab.
Ofte stillede spørgsmål om ferieplanlægning
Hvordan laver man en ferieplan for medarbejdere?
En god ferieplan bør samle medarbejdernes ferieønsker, godkendt ferie og øvrigt fravær ét sted. Samtidig bør den gøre det nemt at se bemandingen i de enkelte teams.
Kan man lave en ferieplan i Excel?
Ja. Excel kan være en fin løsning for mindre virksomheder med få medarbejdere og en simpel ferieplan. Når antallet af medarbejdere og typer af fravær vokser, kan et dedikeret værktøj gøre administrationen lettere.
Hvad skal en ferieplan indeholde?
Det afhænger af virksomhedens behov, men typisk bør den give overblik over medarbejdere, ferieønsker, godkendt ferie, feriesaldo og andet fravær samt den forventede bemanding.
Hvordan får man overblik over medarbejdernes ferie?
Det nemmeste er at samle ferieønsker, godkendt ferie og øvrigt fravær i én fælles oversigt. Det kan være et regneark, en kalender eller et dedikeret værktøj til ferie og fravær.
Skal ferie og andet fravær registreres samme sted?
Det er ikke et krav at bruge ét bestemt værktøj. Men hvis ferie, sygdom og andet fravær samles ét sted, bliver det lettere at se, hvem der er tilgængelig på en given dag.
Konklusion
God ferieplanlægning handler grundlæggende om at skabe overblik og en enkel proces.
Medarbejderne skal vide, hvordan de ønsker ferie. Ledelsen skal kunne vurdere ønsker ud fra bemandingen. Og alle skal kunne se, hvad der faktisk er aftalt.
I en lille virksomhed kan det sagtens klares med Excel og en kalender.
Men når virksomheden vokser, bliver behovet for et samlet overblik større. Her kan et dedikeret værktøj til ferie og fravær fjerne meget af den manuelle koordinering.
Sørg for, at alle ved, hvor ferieplanen findes, hvad der er godkendt, og hvem der er på arbejde.
Vil I samle ferie, fravær og tid ét sted, så kig på tidsregistrering i Hybriteam. I kan starte gratis og udvide, når I er klar.