Hybridarbejde er blevet en fast del af mange danske arbejdspladser. I stedet for at alle medarbejdere arbejder fra kontoret hver dag, kombinerer hybridarbejde arbejde på kontoret med arbejde hjemmefra eller andre steder.
Men hybridarbejde handler om mere end at give medarbejderne mulighed for at tage computeren med hjem.
Når nogle medarbejdere arbejder hjemme, andre sidder på kontoret, og andre igen skifter mellem de to fra dag til dag, ændrer det måden, virksomheden skal planlægge, kommunikere og samarbejde på.
- Hvor skal medarbejderne arbejde?
- Hvornår er det bedst at mødes fysisk?
- Hvordan ved man, hvem der er på kontoret?
- Hvordan undgår man et kontor fyldt med tomme skriveborde?
- Og hvordan sikrer man, at medarbejdere, der arbejder hjemmefra, stadig er en naturlig del af fællesskabet?
I denne guide gennemgår vi hybridarbejde fra ende til anden: hvad det er, hvordan det fungerer, fordelene og ulemperne, hvordan man laver en god hybridarbejdspolitik, og hvilke værktøjer der kan gøre hverdagen lettere.
Hvad er hybridarbejde?
Hybridarbejde er en arbejdsform, hvor medarbejderne kombinerer arbejde fra virksomhedens fysiske arbejdsplads med arbejde fra andre lokationer, typisk hjemmet.
Der findes ikke én bestemt model for hybridarbejde.
I nogle virksomheder har medarbejderne faste hjemmearbejdsdage. I andre vælger medarbejderne selv, hvornår de arbejder hjemmefra. Nogle virksomheder stiller krav om bestemte kontordage, mens andre primært lader teamet eller den enkelte medarbejder planlægge det.
Det centrale er derfor ikke, hvor mange dage man arbejder hjemmefra, men hvordan virksomheden organiserer arbejdet, når medarbejderne ikke nødvendigvis befinder sig samme sted.
Hybridarbejde kan eksempelvis være:
- To faste dage hjemmefra og tre dage på kontoret
- Fleksible hjemmearbejdsdage efter aftale med teamet
- Faste dage, hvor hele teamet mødes fysisk
- Medarbejdere, der primært arbejder hjemmefra, men mødes på kontoret efter behov
- En kombination af kontorarbejde, hjemmearbejde og arbejde fra andre lokationer
Det betyder også, at hybridarbejde ikke nødvendigvis ser ens ud fra virksomhed til virksomhed.
Hvorfor vælger virksomheder hybridarbejde?
Hybridarbejde kan give både virksomheder og medarbejdere større fleksibilitet.
For medarbejderen kan hjemmearbejde eksempelvis betyde mindre transporttid og bedre mulighed for at tilrettelægge arbejdsdagen. For virksomheden kan en mere fleksibel arbejdsform gøre det muligt at bruge kontorlokalerne anderledes og samtidig tilbyde medarbejderne større fleksibilitet.
Men den største gevinst kommer ikke automatisk af, at medarbejderne arbejder hjemme.
Hybridarbejde fungerer bedst, når virksomheden bevidst tager stilling til, hvordan fysisk og digitalt samarbejde skal fungere sammen.
Det er her, forskellen mellem fleksibelt arbejde og velorganiseret hybridarbejde bliver tydelig.
Fordele ved hybridarbejde
Der er flere potentielle fordele ved hybridarbejde, både for medarbejdere og virksomheder.
Mere fleksibilitet
Medarbejderne får større mulighed for at tilpasse arbejdsdagen til deres arbejdsopgaver og private situation.
Nogle opgaver kræver koncentration og kan være lettere at løse hjemme. Andre opgaver fungerer bedre ansigt til ansigt med kolleger.
En hybrid arbejdsform gør det muligt at vælge arbejdssted efter situationen.
Og selvom man selvfølgelig skal melde sig syg, når man er syg, så gør hybrid det muligt for ansatte, der er syge nok til at smitte kolleger, men raske nok til at arbjde, at arbejde hjemmefra.
Mindre transport
Hvis medarbejderne arbejder hjemmefra en del af ugen, kan den samlede transporttid reduceres.
Det kan give mere tid til både arbejde og fritid og kan samtidig være en fordel for medarbejdere med lang transport til arbejdspladsen.
Bedre udnyttelse af kontoret
Hvis ikke alle medarbejdere er på kontoret samtidig, behøver virksomheden ikke nødvendigvis have et fast skrivebord til hver medarbejder.
Det kan åbne muligheder for en anden indretning af arbejdspladsen, eksempelvis med fælles arbejdsområder, møderum og fleksible pladser.
Mulighed for mere koncentreret arbejde
Kontoret er ikke altid det bedste sted til alle typer arbejdsopgaver.
For nogle medarbejdere kan hjemmet give bedre mulighed for fordybelse og koncentration, mens kontoret kan være bedre til samarbejde, sparring og sociale aktiviteter.
Hybridarbejde kan derfor gøre det muligt at bruge de forskellige arbejdssteder til forskellige formål.
Større fleksibilitet i rekrutteringen
En virksomhed, der ikke kræver fysisk fremmøde hver dag, kan i nogle tilfælde have lettere ved at rekruttere medarbejdere, som ikke bor tæt på kontoret.
Det kan gøre virksomhedens potentielle kandidatfelt større.
Ulemper og udfordringer ved hybridarbejde
Hybridarbejde er dog ikke en løsning uden problemer.
Hvis virksomheden blot sender medarbejderne hjem uden at ændre måden, man planlægger og samarbejder på, kan resultatet hurtigt blive mere forvirring end fleksibilitet.
Risiko for dårligere kommunikation
Når nogle medarbejdere sidder på kontoret og andre arbejder hjemme, kan spontan kommunikation blive vanskeligere.
En hurtig snak ved kaffemaskinen kan ikke altid erstattes af en chatbesked eller et videomøde.
Risiko for at medarbejdere føler sig udenfor
Hvis beslutninger og uformelle samtaler primært foregår blandt dem, der fysisk er på kontoret, kan hjemmearbejdende medarbejdere komme til at føle sig koblet af.
Det kræver derfor en bevidst indsats at skabe et fællesskab, hvor medarbejdernes arbejdssted ikke afgør, hvor meget de bliver involveret.
Vanskeligere koordinering
Det kan være sværere at vide, hvornår kolleger er tilgængelige, og hvornår det giver mening at mødes fysisk.
Hvis ingen har overblik over, hvem der arbejder hvor, kan hybridarbejde hurtigt skabe unødvendig koordinering.
Tomme kontorer
Hybridarbejde kan også skabe et praktisk problem.
Hvis medarbejderne vælger deres hjemmearbejdsdage uafhængigt af hinanden, kan virksomheden ende med at have et kontor, hvor mange skriveborde står tomme det meste af tiden.
Samtidig kan der opstå dage, hvor næsten alle gerne vil være på kontoret.
Det er ikke nødvendigvis et problem i sig selv, men det kræver planlægning, hvis virksomheden vil udnytte sine lokaler effektivt.
Hvordan laver man en god hybridarbejdsmodel?
Der findes ikke én model, der passer til alle virksomheder.
En god hybridarbejdsmodel bør tage udgangspunkt i virksomhedens arbejdsopgaver, medarbejdere og behov.
Et godt sted at starte er derfor med nogle helt konkrete spørgsmål:
Hvornår giver det mening at være på kontoret?
Hvornår giver det mening at arbejde hjemme?
Hvilke aktiviteter kræver fysisk tilstedeværelse?
Hvor meget fleksibilitet skal den enkelte medarbejder have?
Hvordan koordinerer teams deres kontordage?
Hvordan sikrer virksomheden, at alle medarbejdere bliver inkluderet?
Det er ofte bedre at definere nogle klare principper end at forsøge at lave regler for enhver tænkelig situation.
Faste eller fleksible hjemmearbejdsdage?
En af de første beslutninger handler om, hvor meget medarbejderne selv skal bestemme.
Der findes grundlæggende to tilgange.
Faste kontordage
Virksomheden kan eksempelvis beslutte, at medarbejderne som udgangspunkt arbejder på kontoret mandag, tirsdag og torsdag og hjemme onsdag og fredag.
Fordelen er, at det er nemt at planlægge.
Medarbejderne ved, hvornår kollegerne typisk er på kontoret, og virksomheden kan planlægge møder og aktiviteter ud fra en fælles rytme.
Ulempen er mindre fleksibilitet.
Fleksible kontordage
En anden mulighed er at lade medarbejderne eller de enkelte teams vælge kontordage efter behov.
Det giver større frihed, men kræver også mere koordinering.
Hvis alle vælger forskellige dage, kan virksomheden ende med at miste noget af den værdi, der ellers kommer fra at være fysisk sammen.
En kombination
For mange virksomheder kan en kombination være interessant.
Eksempelvis kan virksomheden have bestemte fælles dage, hvor teamet forventes at være på kontoret, mens resten af ugen er mere fleksibel.
På den måde får virksomheden både forudsigelighed og fleksibilitet.
Hybridarbejde kræver en hybridarbejdspolitik
Hvis medarbejderne skal arbejde fleksibelt, bør virksomheden også være tydelig omkring rammerne.
En hybridarbejdspolitik behøver ikke være et langt dokument fyldt med regler.
Den skal først og fremmest gøre det klart, hvordan virksomheden forventer, at hybridarbejde fungerer i praksis.
En politik kan eksempelvis beskrive:
- Hvor mange dage medarbejderne forventes at være på kontoret
- Hvordan hjemmearbejdsdage planlægges
- Om der er faste fælles kontordage
- Hvilke arbejdsopgaver der forventes løst på kontoret
- Hvordan møder håndteres, når medarbejderne arbejder forskellige steder
- Hvordan medarbejdere angiver deres arbejdssted
- Hvilke regler der gælder for udstyr og hjemmearbejdsplads
- Hvordan virksomheden håndterer ændringer og undtagelser
Det vigtigste er ikke at lave flest mulige regler.
Det vigtigste er at skabe forudsigelighed.
Sådan planlægger medarbejdere deres kontordage
En af de mest undervurderede dele af hybridarbejde er planlægningen.
Hvis virksomheden har 30 medarbejdere, er det ikke nødvendigvis særlig nyttigt at vide, at “alle kan arbejde hjemmefra”.
Det interessante er at vide:
Hvem er på kontoret i morgen?
Og:
Hvem arbejder hjemmefra?
Den information kan have stor betydning for både medarbejdere og ledere.
En medarbejder vil måske gerne vide, om en bestemt kollega er på kontoret, før vedkommende tager ind.
Et team vil måske gerne samle kontordagene, så de kan holde møder og arbejde sammen fysisk.
Ledelsen kan have behov for et overblik over, hvor mange medarbejdere der forventes på kontoret.
Derfor bør planlægning af arbejdssted være så enkel som muligt.
Fra faste skriveborde til fleksible arbejdspladser
Når ikke alle medarbejdere er på kontoret hver dag, kan virksomheden også begynde at se anderledes på sine fysiske arbejdspladser.
Hvis 50 medarbejdere deler kontor, men kun 30 typisk er til stede på samme tid, er det ikke nødvendigvis nødvendigt med 50 faste skriveborde.
Det kan i stedet være relevant at arbejde med fleksible arbejdspladser.
Her kommer begreber som desk booking og hot desking, ind i billedet.
Hvad er desk booking?
Desk booking betyder, at medarbejderne kan reservere en arbejdsplads på kontoret.
Det kan eksempelvis være relevant, hvis virksomheden har færre skriveborde end medarbejdere.
Medarbejderen kan inden arbejdsdagen vælge en ledig plads, og virksomheden får samtidig et bedre overblik over, hvor mange medarbejdere der forventes på kontoret.
Hvad er hot desking?
Hot desking er en arbejdsform, hvor medarbejderne ikke har deres eget faste skrivebord.
I stedet vælger de en ledig arbejdsplads, når de møder ind.
Desk booking og hot desking kan kombineres, men det behøver de ikke.
Det afgørende er, at modellen passer til virksomhedens måde at arbejde på.
Hybridarbejde handler også om kultur
Teknologien er kun en del af løsningen.
En virksomhed kan have de bedste videomøder, chatværktøjer og planlægningssystemer i verden og stadig have problemer med hybridarbejde.
Hvis kulturen forventer, at man altid er fysisk til stede for at være synlig, bliver fleksibiliteten hurtigt illusorisk.
Det samme gælder, hvis medarbejderne oplever, at de går glip af vigtig information, fordi de ikke sidder på kontoret.
Derfor bør virksomheder også tale om:
- Hvordan man samarbejder på tværs af lokationer
- Hvornår man bruger møder, chat eller andre kommunikationsformer
- Hvordan man sikrer lige deltagelse i møder
- Hvordan nye medarbejdere bliver en del af fællesskabet
- Hvordan ledere følger op på medarbejdere uden fysisk tilstedeværelse
- Hvornår fysisk fremmøde skaber reel værdi
Hybridarbejde fungerer bedst, når resultater og samarbejde betyder mere end fysisk synlighed.
Hvilke værktøjer har man brug for til hybridarbejde?
Hybridarbejde behøver ikke nødvendigvis et stort antal systemer.
Men virksomheden har typisk brug for at kunne håndtere nogle grundlæggende ting:
Kommunikation
Medarbejderne skal kunne kommunikere, uanset hvor de arbejder.
Videomøder
Når ikke alle er fysisk til stede, skal møder kunne fungere digitalt.
Planlægning
Teams skal kunne planlægge møder, arbejdsdage og andre aktiviteter.
Overblik over arbejdssted
Medarbejdere og ledere bør kunne se, hvem der arbejder hjemme, på kontoret eller eventuelt fra en anden lokation.
Arbejdspladser
Hvis virksomheden bruger fleksible skriveborde, kan det være relevant at kunne se og reservere ledige pladser.
Kalender og koordinering
Jo mere fleksibel arbejdsformen er, desto vigtigere bliver det at have et fælles overblik.
Det betyder ikke nødvendigvis, at alle funktioner skal ligge i ét system. Men hvis medarbejderne konstant skal hoppe mellem forskellige værktøjer for at finde information, kan selve fleksibiliteten blive en administrativ byrde.
Hybridarbejde i små virksomheder
Hybridarbejde er ikke kun relevant for store virksomheder.
Faktisk kan mindre virksomheder ofte have en fordel, fordi beslutningsvejene er kortere, og det kan være lettere at ændre arbejdsgange.
En lille virksomhed behøver heller ikke nødvendigvis en omfattende hybridarbejdspolitik.
Det kan være nok at blive enige om nogle få principper:
- Hvornår forventes vi at være på kontoret?
- Hvordan aftaler vi hjemmearbejdsdage?
- Hvordan ved vi, hvem der er hvor?
- Hvornår skal vi mødes fysisk?
- Hvordan sikrer vi, at alle er med?
Det vigtigste er, at alle kender spillereglerne.
Sådan kommer I i gang med hybridarbejde
Hvis virksomheden endnu ikke har en fast model, behøver man ikke løse alt på én gang.
Start med at afklare behovet.
1. Kortlæg arbejdsopgaverne
Hvilke opgaver fungerer bedst fysisk, og hvilke kan løses lige så godt hjemmefra?
2. Tal med medarbejderne
Find ud af, hvad medarbejderne oplever fungerer godt, og hvor problemerne opstår.
3. Lav nogle enkle principper
Beslut hvor meget fleksibilitet medarbejderne skal have, og hvilke forventninger der gælder.
4. Aftal hvordan kontordage planlægges
Det skal være tydeligt, hvordan medarbejderne angiver deres arbejdssted, og hvordan teams koordinerer.
5. Evaluer modellen
Hybridarbejde er ikke noget, man behøver at beslutte én gang for alle.
Se på, hvad der fungerer, og justér løbende.
Den moderne arbejdsplads er ikke nødvendigvis ét sted
Hybridarbejde handler i sidste ende ikke om hjemmekontoret.
Det handler om at skabe en arbejdsplads, hvor det fysiske kontor og de digitale arbejdsformer fungerer sammen.
For nogle opgaver er kontoret det bedste sted.
For andre er hjemmet bedre.
Og for mange aktiviteter er det vigtigste ikke arbejdsstedet, men at medarbejderne har de rigtige rammer for at samarbejde.
Derfor er god hybridarbejde heller ikke nødvendigvis den model, hvor medarbejderne arbejder hjemme flest dage.
Det er den model, hvor virksomheden har fundet en balance mellem fleksibilitet, samarbejde, fællesskab og effektivitet.
Og jo mere fleksibel arbejdspladsen bliver, desto vigtigere bliver det at have et fælles overblik over, hvordan den fungerer i praksis.
Hybridarbejde med Hybriteam
Hybriteam er udviklet til virksomheder, der arbejder fleksibelt og har brug for et samlet overblik over medarbejdere, arbejdssteder og arbejdsdage.
Med Hybriteam kan medarbejderne blandt andet planlægge, hvor de arbejder, se kollegernes arbejdssteder og få overblik over virksomhedens arbejdspladser.
Det gør det lettere at koordinere den hybride arbejdsdag uden at gøre fleksibiliteten mere kompliceret end nødvendigt.
Se hvordan Hybriteam kan bruges til hybridarbejde
Ofte stillede spørgsmål om hybridarbejde
Hvad betyder hybridarbejde?
Hybridarbejde betyder, at medarbejdere kombinerer arbejde på virksomhedens fysiske arbejdsplads med arbejde fra hjemmet eller andre lokationer.
Er hybridarbejde det samme som hjemmearbejde?
Nej. Hjemmearbejde er arbejde fra hjemmet, mens hybridarbejde beskriver en arbejdsform, hvor man kombinerer forskellige arbejdssteder.
Hvor mange dage om ugen bør man arbejde hjemme?
Der findes ikke ét rigtigt antal dage. Det afhænger af virksomhedens arbejdsopgaver, teams og behov.
Hvad er en hybridarbejdspolitik?
En hybridarbejdspolitik beskriver virksomhedens rammer og forventninger til, hvordan medarbejderne arbejder på tværs af kontor og andre lokationer.
Hvad er desk booking?
Desk booking er et system, hvor medarbejdere kan reservere en arbejdsplads på kontoret.
Hvad er hot desking?
Hot desking betyder, at medarbejderne ikke har faste skriveborde, men benytter ledige arbejdspladser efter behov.
Er hybridarbejde kun relevant for store virksomheder?
Nej. Hybridarbejde kan også fungere i små virksomheder, men modellen bør tilpasses virksomhedens størrelse, arbejdsopgaver og kultur.
Konklusion
Hybridarbejde giver virksomheder mulighed for at kombinere fordelene ved det fysiske kontor med den fleksibilitet, som arbejde fra andre lokationer giver.
Men fleksibilitet fungerer bedst, når den er organiseret.
Virksomheden skal have klare forventninger, medarbejderne skal kunne koordinere deres arbejdssteder, og alle skal have et fælles billede af, hvordan arbejdspladsen fungerer.
Det behøver ikke være kompliceret.
Det kræver bare, at man designer arbejdsformen med vilje i stedet for at lade den opstå tilfældigt.
For den moderne arbejdsplads handler hybridarbejde derfor ikke om kontor eller hjem.
Det handler om at skabe de rigtige rammer for arbejdet, uanset hvor arbejdet foregår.