Den første uge i et nyt job er ofte en mailtråd med PDF’er, links og “spørg bare hvis du er i tvivl.” Det virker midlertidigt, men det er svært at finde tilbage til, og det bliver hurtigt forældet.
Et intranet giver jer et levende sted, hvor den nye medarbejder kan finde håndbog, kontaktpersoner, teamoverblik og nyheder fra dag ét, uden at grave i indbakken.
Hvorfor PDF i mail ikke rækker
En PDF-pakke i en velkomstmail dækker måske den første dag. Men hvem opdaterer den, når feriereglerne ændres? Hvor finder medarbejderen den tre måneder senere? Og hvordan ser hun, hvem der er på kontoret i næste uge?
Onboarding er ikke en engangsleverance. Det er en række praktiske svar, der skal være tilgængelige, når behovet opstår.
Hvad I bør samle ét sted
Hold det enkelt. Et godt onboarding-setup på intranet behøver ikke være et langt kursus. Det skal bare gøre det nemt at finde det, den nye medarbejder skal bruge.
Dokumenter der faktisk bruges
Personalehåndbog, IT-adgang, feriepolitik, kontorinfo og de skabeloner, I forventer folk bruger. Læg dem synligt, så de kan findes uden at spørge en kollega.
Kontaktpersoner og teamoverblik
Hvem er nærmeste leder? Hvem hjælper med IT? Hvem sidder i teamet? Et overblik over mennesker gør onboarding mindre kaos, især når I også arbejder hybrid.
Nyheder fra virksomheden
Når den nye medarbejder ser de samme interne nyheder som resten af teamet, kommer hun hurtigere ind i hverdagen. Det er en lille ting, der sparer mange gentagelser.
Tjekliste: onboarding uden PDF-dump
- Opret en tydelig startside eller mappe til onboarding på jeres intranet.
- Flyt håndbog, politikker og praktiske vejledninger ind, og fjern gamle PDF-versioner fra mailvanen.
- Tilføj kontaktpersoner: leder, buddy/mentor og IT-support.
- Sørg for, at teamoverblikket er opdateret, så den nye kan se hvem der er hvor.
- Send én kort velkomstmail med link til intranettet, ikke en lang bilagsrække.
- Gennemgå indholdet hver gang I ansætter, så det stadig passer til jeres hverdag.
Hold det praktisk, ikke tungt
I behøver ikke et kæmpe onboarding-program for at komme i gang. Start med de dokumenter og kontaktpersoner, I allerede bruger, og saml dem ét sted. Når det virker, kan I udvide.
Hvis I vil læse mere om intranet til SMV’er, se Intranet til små virksomheder og Hvad gør et godt intranet?. Arbejder I hybrid, er Intranet til hybridarbejde også relevant.
Samle onboarding ét sted
Når håndbog, kontakter og overblik ligger i samme HR-værktøj, bliver den første uge mere rolig for både den nye medarbejder og dem, der skal hjælpe.
Se hvordan intranet fungerer i Hybriteam, eller start gratis.